Zum Hauptinhalt springen
Version: Next

Best Practices zur Organisation von Spaces in OpenCloud

Spaces sind kollaborative Bereiche, die von mehreren Nutzern verwendet werden. Anders als persönlicher Speicher müssen sie so aufgebaut sein, dass sie Klarheit, Zusammenarbeit und Skalierbarkeit unterstützen. Dieser Leitfaden hilft dir dabei, Spaces gut organisiert und langfristig nutzbar einzurichten und zu pflegen.

Allgemeine Grundsätze​

  • Erst planen -- Behandle Spaces nicht wie spontanen Ablagespeicher. Denke voraus.
  • In Rollen und Teams denken -- Strukturiere anhand der Zusammenarbeit von Personen.
  • Skalierbarkeit beachten -- Wähle eine Struktur, die jetzt und später mit mehr Nutzern funktioniert.
  • Konsistenz anwenden -- Benennung, Zugriffsrechte und Aufbau sollten gemeinsamen Regeln folgen.

Ordnerstruktur: Empfohlene Muster​

Beispiel: Familie​

📁 Familien-Space
 ├── 📂 Dokumente
 │    ├── 🧾 Versicherungen
 │    └── 📑 Verträge
 ├── 📂 Fotos
 │    ├── 📸 2024
 │    └── 📸 2023
 └── 📂 Gemeinsame Notizen

Schule / Kindergarten​

📁 2024
 ├── 📂 Klasse 3B
 │    ├── 📂 Unterrichtsmaterial
 │    ├── 📂 Elternkommunikation
 │    ├── 📂 Hausaufgaben
 │    └── 📂 Veranstaltungen & Fotos
 ├── 📂 Klasse 4C
 │    ├── 📂 Unterrichtsmaterial
 │    ├── 📂 Elternkommunikation
 │    ├── 📂 Hausaufgaben
 │    └── 📂 Veranstaltungen & Fotos

Unternehmen / Team​

📁 Marketing-Team
 ├── 📂 Kampagnen
 │    ├── 📂 Q1-2025
 │    └── 📂 Q2-2025
 ├── 📂 Vorlagen
 ├── 📂 Berichte
 └── 📂 Meeting-Notizen

Namenskonventionen​

  • Klare, beschreibende Namen verwenden -- vermeide „Neuer Ordner" oder kryptische Titel
  • Bevorzuge lowercase-mit-bindestrichen oder Title Case
  • Relevante Daten hinzufügen: bericht-2025-Q2.pdf oder Budget 2024.xlsx
  • Sonderzeichen vermeiden: & % $ § ! können Integrationen stören

Richtlinien für Eigentümerschaft & Zugriffe​

  • Space Owner festlegen: verantwortlich für Struktur und Berechtigungen
  • Wenn möglich Gruppen für Zugriffskontrolle nutzen (z. B. staff, students, parents)
  • Sensible Inhalte in separate Ordner mit eingeschränktem Zugriff auslagern
  • Bearbeitungs- und Leserechte klar definieren

Archivierung & Aufräumen​

  • Einen Archiv-Ordner für alte oder ungenutzte Dateien einrichten
  • Den Space jährlich überprüfen und veraltete Inhalte entfernen
  • Bei Unsicherheit Versionierung nutzen oder vor dem Löschen exportieren

Häufige Stolperfallen​

❌ Nicht tun ✅ Besser so

Alle Dateien im Root-Ordner ablegen Klare Unterordner verwenden

Persönliche und gemeinsame Inhalte Persönliche Daten in „Persönlich" mischen belassen

Allen Nutzern Vollzugriff geben Least-Privilege-Prinzip anwenden

Uneinheitliche Benennungen nutzen Konventionen definieren & einhalten

Schnellstart-Vorlage zum Teilen​

Du kannst diese Vorlage für neue Spaces verwenden:

📁 [Team-/Projektname]
 ├── 📂 Dokumente
 ├── 📂 Planung
 ├── 📂 Ressourcen
 ├── 📂 Archiv
 └── README.md (Zweck, Struktur, Regeln des Spaces)

Zusammenfassung​

Ziel Vorgehen

Spaces leicht navigierbar Klare Ordnernamen & Hierarchie nutzen machen

Berechtigungschaos vermeiden Eigentümer und Rollen definieren

Ordnung behalten Regelmäßig prüfen und archivieren

Zusammenarbeit fördern Gruppenrechte & standardisierte Benennung